Le welcome bag, ou comment se faciliter la vie ?

En se baladant sur les internets, vous pouvez tomber sur ce concept venu d’outre-Atlantique : le welcome bag. Quelle est cette chose étrange ? Comment faire pour que ce soit vraiment pour se faciliter la vie et ne pas augmenter sa charge mentale !

Qu’est-ce que c’est ? Quel est son intérêt ?

Le welcome bag est un petit sac qui est distribué à vos convives à leur arrivée sur le site du mariage. Il est utile si vous rentrez dans les cas suivants :

• Vous vous déplacez d’un endroit à un autre (cérémonie civile/vin d’honneur par exemple)
• Vous distribuez des petits objets à vos convives (gobelets, éventails, lunettes de soleil, plaids, cadeaux …)
• Vous avez prévu de donner un petit dépliant avec les chants de la cérémonie religieuse ou une explication de votre cérémonie, que vous avez des personnes qui ont besoin de suivre dans une autre langue, etc.

Bref, beaucoup d’éléments pour vos convives ? Envie d’un joli petit contenant pour vos cadeaux et dragées ? Alors pensez au welcome bag. Sinon, vous pouvez vous en passer.

Qu’est-ce qu’on met dedans ?

Tout ce que vous voulez ! Une fois qu’on a dit ça … vraiment tout ce que vous voulez ! Je vous ai fait une petite liste non exhaustive :

• Une carte avec les horaires, les adresses précises des différents lieux, le trajet à suivre
• Des mouchoirs, potentiellement pimpés à vos couleurs
• Un dépliant avec les étapes de la cérémonie, les chants et les animations prévues
• Les numéros de vos témoins, parents, cortège, de la voiture balai, etc. en cas de souci (ou de votre wedding planner !)
• Des bonbons et autres gourmandises (gâteaux, …)
• Le cadeau des convives si vous ne l’installez pas à table
• Des gobelets pour le vin d’honneur (avec vos noms dessus ?)
• Les accessoires pour les différentes animations : les bracelets lumineux du gâteau, les feux pour l’entrée des marié.e.s, les cartons pour un photobooth, …
• En cas de fortes chaleurs : éventails, lunettes de soleil, bouteille d’eau, …
• En cas de mariage hivernal : des chaufferettes, lunettes de soleil (et oui aussi !), plaid ou écharpe, …
• Des tickets pour les photos de groupe
• Un hangover kit pour les adultes, aka de quoi résister aux gueules de bois : menthe contre l’haleine de poney, charbon pour les ventres en vrac, aspirine pour les migraines, de l’eau pétillante, de quoi grignoter, un masque de nuit, …
• Des coloriages et des jeux pour les enfants (n’oubliez pas les crayons et stylos)
• La place à table, la chambre d’hôtel, …
• Des masques, du gel … (ou pas ?)

Où trouver tout cela ?

Pour tout ce qui est papeterie, vous pouvez le créer, comme le reste, avec des logiciels comme Canva ou autre. Vous pouvez vous tourner également vers des imprimeries en ligne ou voir avec votre créateurice de faire-parts qui saura sûrement vous proposer des petites choses adorables !

C’est le moment de vous lâcher sur les DIY et les customisations ! Vous pouvez, évidemment, tout créer vous-même, jusqu’au sac ! Néanmoins, Internet est votre ami : vous trouverez en ligne un nombre important de sites utilisés habituellement pour le marketing des entreprises. Attention à bien vérifier le nombre d’articles minimum nécessaires pour commander. Quelques sites spécialisés existent comme Petit mariage entre amis ou La fabrique des jolis mots.

Petits tips : ce n’est pas mal d’avoir un peu de marge pour les accidents … Vous ne pourrez commander souvent que par tranche de 10, 25, etc. Prenez juste un peu plus, surtout si vous êtes du genre maladroit.e.s.

Comment être efficaces avec le welcome bag ?

Plus vous serez organisé.e.s en amont et plus ce sera facile à la fin ! On s’arme d’un tableur ou d’une liste papier et on note : le nom de la personne ou de la famille, le nombre d’items (nombre de mouchoir, de dépliants, de sachets de bonbons, …), si ce sont des gens invité.e.s pour tout l’évènement (tout le weekend par exemple, ou juste le vin d’honneur, …), etc.

Je vous conseille d’avoir prévu des stickers, des étiquettes ou des sacs kraft pour noter les noms des personnes. Si vous en avez la possibilité, choisissez des couleurs différentes de sacs assorties à votre mariage. À vous d’imaginer le code couleur : rouge pour les familles et blancs pour les couples et les personnes seules ? kraft pour les personnes qui restent tout le weekend et vert pour celles qui ne dorment pas sur place ? stickers Serpentard pour la famille et Gryffondor pour les ami.e.s ? …

Ensuite entre un mois et deux semaines avant le mariage, commencez à les préparer. Attention, cela prend de la place dans votre salon ! N’attendez pas trop tard, vous risquez d’avoir à le faire tard le soir en rentrant et à faire des erreurs. Si vous le faites à deux ou plus (oui, vous pouvez convier vos témoins à une “welcome bag party” !), ce sera assez rapide. Si des personnes se désistent, il suffira de changer l’étiquette ou le nom sur le sac.

Cochez au fur et à mesure les welcome bags réalisés. C’est très satisfaisant ! Imprimez une deuxième liste pour vous servir le jour J.

Si tout le monde participe à tout, qu’il n’y a pas d’enfants, vous pouvez aussi vous contenter de réaliser les sacs à l’identique (et vous vous épargnez la distribution pour le mariage).

Et le jour J ?

Les welcome bags sont généralement distribués à l’arrivée des convives. Vous pouvez mandater votre cortège de témoins, demoiselles et garçons d’honneur, votre wedding planner ou vos parents et ami.e.s, selon l’implication des un.e.s et des autres. N’oubliez pas de prévenir les personnes concernées bien avant le jour J, car elles doivent être prêtes et sur place pour accueillir les convives !

Préparez la veille l’ensemble des sacs. Si possible, mettez-les dans un ordre qui facilitera le travail : ordre alphabétique, utilisation du code couleur, … La liste imprimée pour chaque personne qui s’en occupe trouvera là toute son utilité : iels pourront cocher au fur et à mesure qui a récupéré son sac et repérer facilement les noms.

Autre possibilité, notamment si vous voulez que les convives soient placés à un endroit stratégique : les poser directement à leur place. Sur les bancs de la cérémonie, dans les chambres d’hôtel, sur les tables du repas si vos convives passent par là en premier … Cela marche aussi si aucun nom n’est noté sur le sac.

Si vous n’avez personne pour distribuer et peu de sacs, vous pouvez aussi les laisser en libre service à proximité du point d’accueil. Prévoyez une grande table, encore une fois, cela prend beaucoup de place !

Et maintenant que vos convives ont été bien chouchouté.e.s par vous, vous pouvez danser jusqu’au bout de la nuit !